Форум » Архивы, музей, библиотеки » Методические рекомендации по проведению проверок состояния документирования и сохранности документов » Ответить

Методические рекомендации по проведению проверок состояния документирования и сохранности документов

Jake: Отраслевой информационный бюллетень МуРАГАТШЫ – АРХИВИСТ № 1, издан в 2001 году Стр. 52-66 Говорова Ю.Н. архивист I категории облгосархива. Методические рекомендации по проведению проверок состояния документирования и сохранности документов в организациях, учреждениях - источниках комплектования Национального архивного фонда Республики Казахстан СОДЕРЖАНИЕ Введение 1. Общие положения 2. Методика проведения проверок 3. Оформление результатов проверок Приложения 1. Примерная программа проверки состояния документирования и обеспечения сохранности документов в организациях, учреждениях областного значения 2. Положение о постоянно- действующей экспертной комиссии учреждения, организации 8. Положение о ведомственном архиве учреждения, организации Список литературы ВВЕДЕНИЕ Закон РК "О национальном архивном фонде и архивах" от 22 декабря 1998 года регулирует общественные отношения в области формирования, хранения и использования документов Национального архивного фонда РК: "Национальный архивный фонд (НАФ) – это совокупность всех архивов, архивных фондов и коллекций, документальных памятников, документов, имеющих особое историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, признанных в установленном законом порядке национальной ценностью. Основой формирования HAФ являются документы центральных государственных архивов РК, государственных архивов городов республиканского значения и столицы, областей, городов, районов и филиалов". Источниками пополнения НАФ являются ведомственные архивы юридических лиц и частные архивы. Государственные архивы в пределах предоставленных им прав и полномочий в целях качественного комплектования и обеспечения сохранности документов НАФ, находящихся на ведомственном хранении, осуществляют организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией процесса документирования в учреждениях, передающих документы на государственное хранение. Организационно-методическое руководство и контроль государственных архивов за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений наряду с другими мероприятиями предусматривает государственное инспектирование за соблюдением законодательства по архивному делу, т.е. проведение проверок состояния документирования и обеспечения сохранности документов в учреждениях. В современных условиях система контроля за работой в ведомствах претерпела небольшие изменения, появились новые направления в работе с учреждениями. Настоящие рекомендации разработаны с целью обобщения опыта в постановке основных направлений, организационных форм и методов работы с учреждениями по осуществлению контроля за состоянием документирования и обеспечением сохранности документов. На основе Рекомендаций могут разрабатываться конкретные программы проверок в соответствии с условиями деятельности, спецификой учреждений. К рекомендациям прилагаются: 1. Примерная программа проверки состояния документирования и обеспечения сохранности документов в организациях, учреждениях областного значения. 2. Положение об экспертной комиссии организации. 3. Положение о ведомственном архиве организации. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Организационно-методическое руководство и контроль государственных архивов за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений предусматривает проведение периодических проверок работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в процессе документирования в учреждениях. Главная цель контроля – обеспечить правильную постановку делопроизводства в учреждениях, сохранность, упорядочение документов, своевременную передачу их на государственное хранение. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в учреждениях. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, сохранность документов в условиях ведомственного хранения. Работа архивов и организация документов в делопроизводстве учреждений строятся на основе единых требований, изложенных в "Основных правилах документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях), учреждениях и организациях всех организационно-правовых форм Республики Казахстан" (Алма-Ата,1992), "Основных правилах работы ведомственных архивов" (Москва,1987г.) и др. Проведение периодических проверок является одной из основных форм контроля за состоянием архивов и делопроизводства организации. Цель проверок - выявление и устранение недостатков в организации документирования и сохранности документов, оказание практической помощи проверяемому учреждению. Различаются следующие формы инспектирования: комплексная проверка и тематическая (целевая) проверка. Комплексные проверки состояния документирования и обеспечения сохранности документов проводятся государственными архивами с учетом того, чтобы каждое учреждение было, как правило, комплексно проверено не реже, чем один раз в пять лет. Комплексная проверка проводится для выяснения общего положения дел в организации документов в учреждении. Тематическая проверка работы ведомственного архива и организации документов проводится государственными архивами в целях проверки отдельных направлений деятельности (порядка проведения отбора документов на государственное хранение, обеспечение их сохранности, использования, качества оформления документов, правильности формирования дел и т.п.) или контроля за выполнением конкретных постановлений, решений, указаний вышестоящих органов, устранения недостатков и нарушений. Тематические проверки проводятся по мере надобности, но не чаще одного раза в год. В случае необходимости через год после проведения комплексной или тематической проверки государственным архивом осуществляются контрольные проверки в целях контроля за выполнением предложений по результатам комплексных и тематических проверок. По усмотрению государственного архива вместо проведения контрольной проверки им могут быть запрошены от учреждения сведения о ходе выполнения предложений по устранению недостатков, выявленных в процессе проверки. Государственные архивы систематически осуществляют текущий контроль за работой ведомственных архивов, которая направлена на своевременную обработку документальных материалов учреждений и обеспечение сохранности документов. Проверки, особенно комплексные обследования, требуют предварительной подготовки и знания методики проведения проверок. МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРОК Для достижения полноценных результатов проверка должна быть тщательно подготовлена. Прежде всего, инспектор должен быть сам хорошо подготовлен, обладать определенным опытом архивной работы. Инспектор должен знать основные нормативные документы, определяющие порядок и методику контроля. Проверяющему необходимо изучить историю учреждения, состав его архивного фонда, иметь представление о составе образующейся в деятельности учреждения документации, ее упорядоченности, работе архива и т.д. Важно также изучить методические пособия, регламентирующие постановку делопроизводства и работу архивов соответствующего ведомства, в систему которого входит данное учреждение (инструкции, указания, памятки, перечни документов, примерные или типовые номенклатуры дел). Предварительно необходимо изучить наблюдательное дело учреждения, чтобы наметить четкий план проверки, определить, исходя из целей проверки, объем работы, последовательность и сроки ее проведения, участников проверки, их задачи. На основании всего изученного составляется письмо на руководителя организации, в котором определяются цели, задачи, сроки проверки. Методика обследования определяется как объектом проверки, так и видом проверки. В зависимости от конкретных условий (форма проверки, масштаб деятельности проверяемого объекта, поставленные задачи и т.п.) инспектирование проводится группой специалистов или одним лицом. При инспектировании группой специалистов создается возможность провести глубокую проверку в короткий срок, а также объективно судить о работе проверяемого учреждения. Объем работы во время проверки может быть сужен или расширен в зависимости от задач, которые предусмотрены проверкой в каждом отдельном случае. При проверке постановки документирования и сохранности документов одного учреждения обследование следует начинать с того структурного подразделения, в котором составляются и откладываются основные важнейшие документы учреждения. При проверке системы учреждений или отрасли управления обследование целесообразно начинать с вышестоящего учреждения и далее последовательно - учреждения данной системы, отрасли управления в зависимости от важности их деятельности. Такие проверки учреждений ведомственных систем, которые охватывают как вышестоящие учреждения, так и подведомственные им организации и предприятия, являются наиболее эффективными. В процессе комплексной проверки состояния документирования и сохранности документов необходимо обследовать следующие направления деятельности: 1. Организационно-методические вопросы:  целевое назначение, функции и масштаб деятельности учреждения (при первичных обследованиях учреждения изучить историю организации, учреждения);  отражение в уставных документах задач документационного обеспечения управления и сохранности документов;  наличие службы управления документацией (структура, квалификация кадров, планирование работы);  формы контроля со стороны руководства за делопроизводством и сохранностью документов, проведение семинаров-совещаний;  обеспеченность нормативно-методической литературой по вопросам документирования, хранения документов, наличие собственных разработок по данным вопросам;  наличие и деятельность экспертной комиссии учреждения. 2. Документирование и организация работы с документами.  наличие фирменных бланков, их соответствие требованиям;  порядок оформления организационно-распорядительной документации (наличие обязательных реквизитов и т.д.);  объем документооборота, сравнительный анализ, тенденции сокращения или увеличения;  регистрация документов (система регистрации, качество регистрационной системы, наличие автоматизированных систем);  формы контроля исполнения документов;  наличие номенклатуры дел, формирование дел в отделах. 3. Ведомственное хранение документов.  наличие ведомственного архива (как структурного подразделения, составной части структурного подразделения), наличие положения об архиве;  наличие штатных работников, в случае их отсутствия назначены ли ответственные (должностные инструкции, доплаты и т.д.);  условия хранения документов (наличие помещения, общая характеристика, системы пожарной и охранной сигнализации, загруженность архива, соблюдение температурно-влажностного режима и т.д.);  ведение учета документов (составление паспорта архива), прием-передача документов из структурных подразделений в архив;  порядок выдачи дел из архива;  организация и регулярность проведения научно-технической обработки документов архива, качество обработки, наличие научно-справочного аппарата, полнота дел в описях и т.д.;  количество дел, хранящихся в ведомственном архиве, крайние даты;  факты утраты, порчи, незаконного уничтожения документов. Как уже отмечалось ранее, в зависимости от конкретных условий объем рассматриваемых вопросов может быть расширен или сужен. ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОВЕРКИ Результаты проверки документационного обеспечения управления и сохранности документов могут быть оформлены справками, докладными записками или письмом на имя руководителя учреждения, перед их составлением проверяющий должен ознакомить руководителя учреждения или структурного подразделения с предварительными результатами проверки. В справке, как правило, должны быть освещены следующие вопросы:  кем осуществлена проверка, время проведения, цель и задачи проверки состояния документирования и сохранности документов;  состояние системы документационного обеспечения управления и сохранности документов в организации и основное содержание результатов проверки;  выявленные недостатки;  общие выводы о состоянии архивного дела и организации документов в проверяемом учреждении и предложения по устранению имеющихся недостатков, сроки выполнения предложений. При первичных проверках учреждения в справке целесообразно дополнительно указать следующие сведения: дату образования учреждения, его подчиненность, основные функции, масштаб деятельности, структуру. Результаты проверки согласовываются со службой управления документацией, архивом учреждения, структурными подразделениями. Справка подписывается проверяющим и представителями организации (руководителем, лицами ответственными за документирование и архив, руководителями структурных подразделений). Справка составляется в двух экземплярах, один из которых остается в проверяемом учреждении, а второй помещается в наблюдательное дело в архивном учреждении. В случае обнаружения особенно серьезных нарушений в работе ведомственных архивов и организации документов, итоги проверки доводятся до сведения вышестоящего учреждения. В процессе проверок проверяющие должны давать четкие и конкретные разъяснения, какие требования не выполняются или нарушаются и как следует их выполнять, а в случае, когда позволяют сроки проверки, то и оказывать учреждениям - практическую помощь по устранению выявленных недостатков. Результаты проверок обсуждаются на совещании с сотрудниками учреждения. В необходимых случаях о результатах проверки представители архивных учреждений докладывают на заседаниях коллегий, производственных совещаниях учреждений. Предложения по улучшению работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждения, изложенные в справках, берутся на контроль до устранения замечаний. *** Деятельность архивных учреждений должна быть направлена на повышение общего уровня работы с документами в организациях, укрепление их правового положения. Контроль за документационным обеспечением управления и сохранностью документов организации призван обеспечить приведение в надлежащее состояние документов учреждений и своевременную передачу их на государственное хранение. Архивные учреждения должны усилить свое внимание к изучению и совершенствованию процесса документирования и улучшению работы ведомственных архивов. Приложение 1. ПРИМЕРНАЯ ПРОГРАММА ПРОВЕРКИ СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ, УЧРЕЖДЕНИЯХ ОБЛАСТНОГО ЗНАЧЕНИЯ 1.Организационно-методические вопросы 1.1. Наименование, дата создания. Функции, масштаб деятельности организации. 1.2. Наличие положения об организации(Устава, положения) и отражение в нем задач документационного обеспечения управления и хранения документов. 1.3. Наличие и структура службы управления документацией (количество работников, должности, квалификация, должностные инструкции, планирование работы). Персональная ответственность руководства за управление документацией и организацию ведомственного хранения документов. 1.4. Организационные мероприятия, формы контроля со стороны руководства за работой с документами. Издание распорядительных документов, рассмотрение этих вопросов на заседаниях коллегиальных и других совещательных органов. 1.5. Обеспеченность нормативно-методической литературой по вопросам документирования, отбора и хранения документов, в том числе и собственными разработками. Их качество и практическое применение. Необходимость в разработке конкретных нормативных методических документов. 1.6. Наличие экспертной комиссии учреждения. Наличие и согласование с архивной службой положения об экспертной комиссии (ЭК). Оформление протоколов заседаний ЭК. 2. Документирование и организация работы с документами 2.1. Наличие бланков на организационно-распорядительную документацию, соответствие их требованиям ГОСТа 6.38.90 и "Основных правил документирования и управления документацией..." (Алматы,1995). 2.2. Оформление организационно-распорядительных документов, соблюдение требовании "Основных правил документирования..." (наличие обязательных реквизитов, содержание резолюций, правильность оформления грифов "Согласования" и "Утверждения", визирование, подписание). Язык делопроизводства. 2.3. Организация документооборота: объем, сравнительный анализ, тенденции увеличения или сокращения. 2.4. Регистрация документов. Система регистрации (централизованная, децентрализованная). Форма регистрации (карточная, журнальная). Наличие автоматизированных систем, программ. 2.5. Организация контроля исполнения документов: - ‒ порядок взятия на контроль; ‒ ответственность за контролем исполнения; ‒ нарушение сроков исполнения и их причины 2.6. Наличие примерных, конкретных номенклатур дел. Даты согласования номенклатуры дел. Качество заголовков дел. Соответствие номенклатуры дел структуре организации и составу фактически заводимых дел, качество формирования дел. Заполнение итоговых сведений в номенклатуре дел. 3.Организация ведомственного хранения документов 3.1. Наличие положения о ведомственном архиве, согласованного с архивным органом, паспорта архива. 3.2. Наличие штатных работников, при их отсутствии назначены ли приказом ответственные, установлена ли доплата. 3.3. Обеспеченность архива специально оборудованными помещениями для хранения документов. Характеристика помещения. Наличие систем пожарной и охранной сигнализации. Соблюдение температурно-влажностного режима хранения документов. 3.4. Порядок выдачи дел из хранилища. Оформление, регистрация выдачи дел. 3.5. Порядок оформления приема-передачи дел из структурных подразделений в архив. Ведение учетных документов. 3.6. Регулярность проведения упорядочения документов. Качество обработки, полнота дел и документов в описях. 3.7. Количество дел, хранящихся в архиве, крайние даты. Из них: 1.постоянного хранения-всего; 2 постоянного хранения - внесенных в описи, утвержденные ЭПК; 3.по личному составу - всего; 4.по личному составу - внесенных в описи, согласованные с ЭПК; 5.хранящихся сверх установленного сроках. 3.8. Факты утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в архиве, структурных подразделениях. Меры ответственности, примененные за утрату документов. 4. Общая оценка состояния документирования, управления документацией и обеспечения сохранности документов в учреждении, организации. 5. Рекомендации и предложения по устранению выявленных недостатков. Приложение 2 Утверждаю _________________ _________________ «______»__________ Положение о постоянно-действующей экспертной комиссии учреждения, организации 1. Общие положения 1.В целях организации и проведения работы по вопросам документирования, экспертизе ценности документов и отбору их на хранение или уничтожение создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). 2.В своей работе ЭК руководствуется Законом РК "О национальном архивном Фонде и архивах", "Основными правилами документирования и управления документацией..." (Алматы,1992), "Перечнем типовых документов с указанием сроков хранения" (М.,1989), утвержденной номенклатурой дел и настоящим Положением. 3.ЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их руководителем учреждения. 4.ЭК назначается приказом руководителя учреждения в составе не менее 3 - 5 человек. Председателем ЭК назначается один из числа руководящих работников учреждения. В состав комиссии включаются наиболее квалифицированные специалисты учреждения, может быть включен представитель государственного архива, курирующий данную отрасль. 2. Функции экспертной комиссии ЭК осуществляет следующие функции: а) ежегодно организует и проводит экспертизу ценности документов, т.е. отбор их на постоянное, долговременное хранение, а также выделение к уничтожению документов с истекшим сроком хранения; б) проводит заседания по вопросам рассмотрения описей дел постоянного хранения, по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и представляет их на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения; в) участвует в разработке и рассмотрении инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов со сроками хранения, номенклатур дел, положений о ведомственном архиве, участвует и организует участие сотрудников в семинарах и совещаниях по вопросам документирования, сохранности документов. 3. Организация работы экспертной комиссии 6. ЭК работает в тесном контакте с ЭПК соответствующего архивного учреждения и получает от нее необходимые организационно-методические указания. 7. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже 2-х раз в год в начале и в конце года. Заседания ЭК оформляются протоколами, которые подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководителем учреждения. 8. Решения ЭК принимаются большинством голосов. При равенстве голосов голос председателя комиссии является решающим. При рассмотрении отдельных вопросов арбитром в зависимости от профиля могут выступить руководитель организации или ЭПК соответствующего архивного учреждения. 4. Права и полномочия экспертной комиссии 9. ЭК предоставляется право в соответствии с установленными требованиями давать указания специалистам и руководителям отделов и служб по вопросам входящим в компетенцию комиссии: -правильности определения сроков хранения документов; -оформление и формирование дел согласно номенклатуре; -подготовки документов постоянного хранения к передаче на госхранение. 10. ЭК имеет право запрашивать от сотрудников сведения, необходимые для определения практической ценности документов, а также требовать проведения внутренней экспертизы дел и изъятие из дела вторых и третьих экземпляров документов, черновиков, дубликатов и других не имеющих отношения к данному делу. 11. ЭК имеет право приглашать специалистов Областного Государственного архива для оказания методической помощи по вопросам экспертизы ценности документов, составления номенклатуры дел, составления описей и другим вопросам, связанным с документированием, а также обращаться за консультацией по интересующим вопросам. Приложение 3 Утверждаю __________________ __________________ "___"______200_ года Положение о ведомственном архиве 1.Общие положения 1.В соответствии с Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" документы, образованные в деятельности, имеющие особое историческое, научное, социальное, экономическое и культурное значение, являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа и охраняются государством в качестве национального достояния Республики Казахстан. До передачи на государственное хранение указанные документы временно, в пределах установленных сроков, хранятся в _____. 2.Организация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Национального архивного фонда РК, образующихся в ее деятельности, своевременнее осуществляет передачу их на постоянное хранение в соответствующий государственный архив. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов на государственное хранение осуществляются силами и за счет организации. За утрату и порчу документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда, должностные лица организации несут ответственность в соответствии с законодательством РК. 3. В целях обеспечения сохранности, учета и использования документов до сдачи их в государственный архив в соответствии с Положением о Национальном архивном фонде РК в _____ действует ведомственный архив. 4. В своей работе ведомственный архив руководствуется Законом РК "О Национальном архивном фонде и архивах", "Основными правилами документирования и управления документацией..." (Алма-Ата, 1992), "Инструкцией о порядке и сроках временного хранения документов Национального архивного фонда РК в ведомственных архивах государственных юридических лиц" (Алматы,2001), приказами, указаниями вышестоящих органов и руководства______ нормативно-методическими документами по вопросам архивного дела, утвержденной номенклатурой дел и настоящим Положением. 5. Ведомственный архив строит свою деятельность по плану, утвержденному руководством организации. 6. Контроль за деятельностью ведомственного архива осуществляет руководство организации. 7. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственного архива осуществляет Государственный архив Костанайской области. 8. При отсутствии штатной единицы ответственный за ведомственный архив назначается приказом руководителя организации. 9. Круг обязанностей ответственного за ведомственный архив определяет должностная инструкция, утвержденная руководителем. 2. Состав документов ведомственного архива 10.В состав документов ведомственного архива входят: 1) Законченные делопроизводством документы _____ постоянного (вечного) хранения, образованные в деятельности ____, отнесенные к составу Национального архивного фонда РК; документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу; 2) Документы постоянного (вечного) хранения, отнесенные к составу Национального архивного фонда РК, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, документы по личному составу, образованные в деятельности организаций-предшественников; 3) Документы постоянного (вечного) хранения и документы по личному составу, образованные в деятельности непосредственно подчиненных организаций и их предшественников; 4) Иная документация, образованная в деятельности организаций, в том числе научно-техническая, аудиовизуальная и машиночитаемая; 5) Служебные и ведомственные издания; 6) Научно-справочный аппарат к документам архива 3. Задачи и функции архива 11. Основные задачи ведомственного архива: 1) Комплектование документами, состав которых предусмотрен п.10 настоящего Положения. 2) Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве. 3) Подготовка и своевременная передача документов Национального архивного фонда на государственное хранение с соблюдением установленных требований. 4) Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве организации. 12. В соответствии с задачами ведомственный архив выполняет следующие функции: 1) Принимает не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством документы структурных подразделений, обеспечивает их учет и сохранность; 2) Разрабатывает и согласовывает с соответствующим государственным архивным учреждением графики представления описей дел, актов, выделении к уничтожению документов и передачи документов на государственное хранение; 3) Составляет и представляет не позднее чем через два года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) организации и экспортно-проверочной комиссии (ЭПК) государственного архивного учреждения; 4) Осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение документов и дел; 5) Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам; 6) Организует использование документов: информирует руководство о составе и содержании документов архива, выдает в установленном порядке дела в целях служебного и научного использования, исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально-правового характера; 7) Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК; 8) Контролирует правильность Формирования и оформление дел в делопроизводстве, подготовки и передачи дел на хранение в ведомственный архив; 9) Раз в три года представляет в Государственный архив Костанайской области сведения о составе и объеме документов по установленной форме; 10) Готовит и в установленном порядке передает на государственное хранение в Облгосархив документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда РК. 4. Права архива. 13.Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право: 1) Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации; 2) Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива; 3) Информировать руководство организации о выявленных недостатках в оформлении и хранении документов в структурных подразделениях. Одобрено Протокол ЭК Согласовано _______________________________ Куратор, архивист №___ от «___»____200__ г. Государственного архива Костанайской области _____________ «___»_______200___ г. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 1. Закон РК "О национальном архивном фонде и архивах" от 22.12.1998 года. 2. Постановление Совета Министров КазССР № 465 "О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях КазССР" от 3 июля 1964 года. 3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Москва.1991. 4. Инструкция о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда РК. (Утверждена Приказом Комитета по управлению архивами и документацией № 47 от 11 августа 2000 г.). 5. Методические указания по осуществлению контроля за постановкой документальной части делопроизводства архивными учреждениями в ведомствах, учреждениях, организациях и на предприятиях. Москва,1963 г. 6. Основные правила работы государственных архивов СССР. Москва,1984 г. 7. Основные правила работы ведомственных архивов. Москва,1987г. 8. Основные правила документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях), учреждениях и организациях всех организационно-правовых форм Республики Казахстан. Алма-Ата. 1992 9. Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов. Методические рекомендации. Москва,1993. 10. Письмо Главного Управления архивами и документацией РК "О комплексной проверке состояния документирования, управления документацией и организации хранения документов НАФ РК в учреждениях системы Госкомимущества РК" № 4/8-40/13/880 от 26.02.1996 года. 11. Положение о национальном архивном фонде Республики Казахстан (Утверждено Постановлением Правительства РК № 1538 от 7 октября 1999 года). 12. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия. Алматы,1998. 13. Примерное положение о ведомственном архиве государственного юридического лица (Утверждено приказом Комитета по управлению архивами и документацией № 16 от 7 апреля 2000 года). 14. Рекомендации по улучшению контроля вышестоящих учреждений за состоянием архивов и делопроизводства в подведомственных учреждениях, организациях и на предприятиях. Москва, 1965г. 15. Теория и практика архивного дела в СССР. Учебник. /Под ред. Ф.И. Долгих и К.И. Рудельсон. Москва, 1980г. 16. Типовое положение об экспортно-проверочной комиссии центрального государственного республиканского архива, местного государственного органа по управлению архивами и документацией (Одобрено ЦЭПК, протокол № 1 от 21 марта 2000 года). 17. Экономическое обоснование создания и внедрения систем документационного обеспечения управления: Методические рекомендации. Москва, 1990 г. Я понимаю, что это мало кому интересно, но это написала НАША ОДНОКУРСНИЦА! А тираж-200 экз. Короче не найдешь.

Ответов - 4

Эльмира: Да, Джанибек....Это раритетное изданьице...Мощноо.. А Николаевна - молодца!!!

Jake: Jake пишет: понимаю, что это мало кому интересно Судя по количеству просмотров, не так это и не интересно, как я думал. Что ж буду добавлять материалы и по родному сердцу ТиПАДу. Что не знаете кто-такой ТиПАД? То-то же.

Jake: Государственное учреждение «Государственный архив Костанайской области» РЕКОМЕНДАЦИИ по составлению номенклатур дел, формированию дел, организации хранения документов в ведомственных архивах, подготовке и передаче документов Национального архивного фонда Республики Казахстан на государственное хранение Составители: начальник отдела комплектования и контроля за работой ведомственного архива Елисеева Н.В. специалист высшего уровня квалификации, архивист 1 категории Шевякова М.И. ОДОБРЕНО протоколом научно-методической комиссии ГУ «Управление архивов и документации Костанайской области» от ____ __________ 2005 г. № ___ Костанай 2005 1.Общие положения Рекомендации по составлению номенклатур дел, формированию дел, организации хранения документов в ведомственных архивах, подготовке и передаче документов Национального архивного фонда Республики Казахстан на государственное хранение (далее – Рекомендации) разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» «Положением о Национальном архивном фонде Республики Казахстан», утвержденного Постановлением Правительства Республики Казахстан от 7 октября 1999 года № 1538; государственными стандартами Республики Казахстан СТ РК 1037-2001 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», СТ РК 1042–2001 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»; «Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан» (Астана, 2003); «Основными правилами работы ведомственных архивов» (Астана, 2003); «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных организаций, с указанием сроков хранения» (Астана, 2005). Рекомендации призваны содействовать совершенствованию работы служб управления документацией, повышению качества и интенсификации, обеспечению сохранности документов. Организации, учреждения могут использовать данные Рекомендации при составлении конкретной номенклатуры дел, организации работы ведомственного архива, а также передаче документов на государственное хранение. В настоящих Рекомендациях использованы термины, установленные Государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1037-2001 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 2.Составление номенклатуры дел и формирование дел § 1. Требования к составлению номенклатуры дел Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, намеченных к заведению в данной организации в определённом календарном году, в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учёта дел в организации. Она предполагает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию дел и определяет сроки хранения дел, используется при построении информационно-поисковой системы организации и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на документационную службу или должностное лицо. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации. При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться ГОСТ РК (СТ РК 1042-2001), уставом или положением об организации, положениями о её структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчётами о работе организации, типовыми и примерными номенклатурами дел, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения документов. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года документационной службой по установленной форме (Приложение 1) на основании номенклатур дел структурных подразделений (отделов). Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенных в номенклатуре дел в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел, содержащие организационно – распорядительную документацию организации, далее, в порядке значимости, названия всех структурных подразделений, а затем названия общественных организаций. Если же организация небольшая и не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схемам, названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлением деятельности организации. Номенклатура дел подписывается руководителем документационной службы или составителем и после одобрения экспертной комиссией организации направляется (в четырёх экземплярах и одном экземпляре на электронном носителе-дискете) на согласование с ЭПК ГУ «Управление архивов и документации Костанайской области». Первый экземпляр хранится в документационной службе (у должностного лица), второй – используется данной службой в качестве рабочего документа, третий – передаётся в качестве учетного документа в ведомственный архив, четвертый – остаётся в государственном архиве. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел пересогласовывается с ЭПК ГУ «Управление архивов и документации Костанайской области» не реже чем один раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению, независимо от даты её предыдущего согласования. Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения. § 2. Требования к заполнению формы номенклатуры дел В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из двух частей: из номера цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела согласно схеме систематизации (Приложение 2). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-04, 03-12 и т.п. В графе 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации, в том числе деятельности профсоюзного комитета и других общественных организаций (комитетов, комиссий, советов и т.п.). В номенклатуру дел включаются заголовки дел с документами и грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные карточки, журналы учета документов. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий (журналы, газеты, бюллетени). Заголовки дел должны четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а так же вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности: - название вида дела (переписка, журналы) или разновидности документов (протоколы, приказы); - название организации или его структурного подразделения (автор документа); - название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); - краткое содержание документов дела; - дата, к которой относятся документы дела; - указание на подлинность, копийность дела; Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. В заголовках судебных, следственных, личных (персональных) и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело». В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а после него в скобках указываются три основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы (справки, информации, списки) о проведении смотра-конкурса делопроизводства». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу. Например: «Документы (планы, списки, информации) к протоколам заседания коллегии управления». Название организации в качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее видовое название. Например: «Протоколы заседаний ученого совета университета». В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с районными отделами образования по вопросам комплектования школ». В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются. Например: «Переписка с учреждениями по организации семинаров». В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: «Переписка с налоговым комитетом по налогообложению». При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: - если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела указывается их общее видовое название, например: «Переписка с аппаратами акимов районов по вопросам благоустройства улиц»; - если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы, ее название указывается в заголовке дела, например: «Переписка с филиалом банка (г. Аркалык) о проведении валютных операций». Названия населенных пунктов приводятся в следующем порядке: село, город, район, область, край, республика. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Например: Квартальный отчет управления по капитальному строительству. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номер статьи со ссылкой на Перечень (типовой, ведомственный). При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственными перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК ГУ «Управление архивов и документации Костанайской области» по представлению ведомственного архива и ЭК организации. В графе № 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры дел документационной службой указываются названия перечней со сроками хранения, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах. По окончании календарного года документационной службой организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного срока хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются ведомственному архиву. § 3. Требования к формированию дел Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом нельзя помещать туда черновики и дублетные экземпляры. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством ведомственного архива, а при необходимости, и соответствующего государственного архива. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: - документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; - включать в дело по одному экземпляру каждого документа; - каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованием ГОСТ и «Типовых правил документирования в государственных организациях Республики Казахстан» (Астана, 2003); - группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела, личные дела, документы выборных органов, учебных заведений (учебный год). Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х см. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке с начала года (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов или корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом – запросом. 3. Организация хранения документов в ведомственных архивах Для временного ведомственного хранения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – НАФ РК), документов длительного практического значения и дел по личному составу, их учета, использования в практических и научных целях учреждения, организации образуют ведомственный архив. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения после окончания календарного года подлежат оформлению, описанию для подготовки к передаче в ведомственный архив. В зависимости от сроков хранения проводится частичное или полное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление предусматривает подшивку или переплет дел, нумерацию листов в делах, составление заверительных надписей, оформление обложек дел. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать. Оформление дел проводится работниками документационной службы организации и структурных подразделений, в ведении которых находилось заведение и оформление дел. На сформированные и оформленные в соответствии с требованиями дела постоянного и временного хранения составляются описи дел. Передача дел на хранение в ведомственный архив производится только по описям. Для обеспечения сохранности документов в ведомственном архиве должен проводиться следующий комплекс работ: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах; соблюдение порядка выдачи дел из архива; учет документов; проверка их наличия и состояния; обеспечение физико-химической сохранности документов. В целях создания необходимых условий хранения документов руководство организации должно обеспечить: - предоставление под ведомственный архив в соответствии с объемом и составом хранящихся дел отдельного здания (или части здания), специально оборудованного или приспособленного для хранения документов помещения, удаленного от производственных, лабораторных и бытовых помещений; - установление металлических или деревянных (обработанных огнезащитным составом) стеллажей, специального оборудования (сейфов, коробок), металлических или оббитых металлическим листом дверей и др.; - соблюдение мер пожарной безопасности (установка противопожарной сигнализации, огнетушителей, противопожарного водоснабжения); - установление в помещении охранной сигнализации; - создание оптимального температурно-влажностного и светового режима хранения документов (оборудование приборами измерения температуры и влажности воздуха, скрытой электропроводкой, герметичными средствами освещения и т. п.); - при необходимости проведение регулярных реставрационных, дезинфекционных и дезинсекционных мероприятий. Расположение дел в хранилищах должно быть рациональным. Все поступающие в архив документы размещаются на стеллажах так, чтобы документы каждой организации (структурного подразделения) хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений. Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Порядок выдачи дел из хранилища определяется нормативным документом, утверждённым руководителем организации. Дела выдаются во временное пользование на срок, не превышающий 10 дней – для сотрудников структурных подразделений организации и 1 месяц – для других организаций. По истечении установленных сроков дела должны быть возвращены, при необходимости продления срока использования производится переоформление документов на выданные дела. Выдача дел из хранилища оформляется заказами (требованиями) на выдачу дел; актами о выдаче дел во временное пользование в другие организации. Выдача дел регистрируется в учетных документах, журналах. Все документы, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат учету по правилам и формам, установленным «Основными правилами работы ведомственных архивов» (Астана, 2003). В целях установления фактического наличия дел, выявления дел, требующих консервационно-профилактической обработки и реставрации, проводится проверка наличия и состояния документов и дел. Проверка документов НАФ РК, включенных в описи дел постоянного хранения, производится не реже чем один раз в 5 лет, дел по личному составу и документов временного хранения (свыше 10 лет)- не реже чем один раз в 10 лет. Помещения архива должны содержаться в условиях, исключающих появление плесени, насекомых, грызунов и накопление пыли. Для защиты документов необходимо обеспечить максимально возможную герметичность помещений хранилищ, проводить обеспыливание документов, стеллажей, помещений пылесосами и др., проводить влажную систематическую уборку, периодическое проветривание помещений. 4. Условия подготовки и передачи документов Национального архивного фонда Республики Казахстан на государственное хранение § 1. Предельные сроки хранения документов в ведомственном архиве Документы НАФ РК, временно находящиеся на ведомственном хранении, передаются на государственное хранение по истечении сроков их хранения, установленных Положением о НАФ РК: для организаций, предприятий областного значения – 10 лет; районного и городского значения – 5 лет; для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, в том числе по отчислениям в накопительный пенсионный фонд, записей нотариальных и судебных действий – 75 лет; для научно-технической документации – 25 лет; фотоснимки и звукозаписи, входящие в состав управленческой документации, хранятся в течение сроков, предусмотренных для хранения этой документации в соответствующих организациях. Срок хранения управленческой документации исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством. В случае отсутствия необходимых условий для обеспечения сохранности документы НАФ РК могут быть досрочно переданы на государственное хранение по согласованию с соответствующим государственным архивом. Передача документов НАФ РК от организаций в государственные архивы, как правило, проводится ежегодно в соответствии с графиком, утвержденным руководителем организаций и соответствующего архивного учреждения. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения и организациях, осуществляющих свою деятельность в пределах установленных сроков созыва, допускается передача документов один раз в три-пять лет. § 2. Порядок передачи документов на государственное хранение Документы организаций передаются в государственные архивы по описи, утвержденной в установленном порядке (Приложение 3). Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах. Перед передачей документов НАФ РК от организаций на государственное хранение представитель государственного архива проводит в организации проверку физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов государственным архивом составляется акт, устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации. При передаче документов организаций на государственное хранение в государственный архив передаются два экземпляра описи помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи экспертно-проверочной комиссией. Передача дел проводится поединично по описям. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта остается в организации. В случае если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи с фактическим наличием передаваемых дел, то в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение, причины их отсутствия – в прилагаемой к акту справке организации на недостающие документы. Организация, передающая документы НАФ РК на государственное хранение, обязана принять меры к розыску отсутствующих дел. При первой передаче документов в государственный архив организацией представляется историческая справка об организации. При последующих передачах документов в государственный архив, этой организацией делается дополнение к исторической справке (предисловие) о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации и составе переданных на государственное хранение документов. § 3. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации Порядок передачи, дальнейшего хранения и использования документов организации при реорганизации или ликвидации последней предусматривается в приказе о реорганизации или ликвидации организации. При реорганизации организации с передачей её функций другой организации, последняя принимает по акту все дела и документы, включая незавершенные делопроизводством дела реорганизуемой организации. В случае если функции реорганизуемой организации передаются нескольким организациям, то её документы, относящиеся к составу НАФ РК, должны быть переданы в соответствующий государственный архив, а документы с не истекшими сроками хранения – в архив вышестоящей организации. При реорганизации организации, когда из её состава выделяется структурное подразделение со статусом организации, последней передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю её деятельности, а так же личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию. При ликвидации организации без передачи её функций другим организациям документы, относящиеся к составу НАФ РК, передаются в соответствующий государственный архив, а документы с не истекшими сроками временного хранения в архив вышестоящей организации. Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества. Передача документов ликвидируемой организации в государственный архив осуществляется по описи и акту и оформляется справкой государственного архива. В случае если состояние дел и качество обработки документов ликвидируемой или реорганизованной организации не соответствует требованиям «Типовых правил документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан» (Астана, 2003), то конкурсный управляющий ликвидационной комиссии обязан организовать научно-техническую обработку документов в соответствии с требованиями Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» и после этого передать документы на государственное хранение. Приложение 1 Приложение 2 СХЕМА систематизации документов в номенклатуре и описи дел № п/п Наименование документа 1 Законы РК, Указы Президента РК, Постановления Правительства РК 2 Приказы, Указания Министерств, Комитетов 3 Постановления, Решения, Распоряжения местных органов государственной власти 4 Инструкции, правила, методические рекомендации 5 Положения, уставы 6 Учредительные документы (свидетельство о государственной регистрации, учредительный договор, статистическая карточка) 7 Регламент работы 8 Приказы организации, учреждения, предприятия 9 Распоряжения 10 Протоколы 11 Штатное расписание 12 Сметы 13 Планы 14 Проекты планов 15 Программы (производственные) 16 Расчёты к планам 17 Структуры и организационно-административные схемы построения организаций 18 Конъюнктурные обзоры 19 Отчёты и документы к ним 20 Бухгалтерские отчёты и балансы 21 Основные технико-экономические показатели работы предприятия 22 Анализы, обзоры, информации по основной деятельности 23 Статистические отчёты и таблицы к ним 24 Титульные списки 25 Списки рабочих и служащих 26 Лицевые счета начисления заработной платы 27 Ведомости начисления заработной платы 28 Личные дела рабочих и служащих 29 Личные карточки (Формы Т-2) 30 Договоры, контракты 31 Технические условия, характеристики 32 Акты 33 Журналы, картотеки, реестры 34 Переписка 35 Документы Приложение 3

Jake: Государственное учреждение «Государственный архив Костанайской области» ПАМЯТКА по разработке номенклатур дел негосударственных организаций Составитель: начальник отдела комплектования и контроля за работой ведомственных аривов Елисеева Н.В. ОДОБРЕНО протоколом научно-методической комиссии ГУ «Управление архивов и документации» Костанайской области от ____ __________ 2005 г. № ___ Костанай 2005 ПАМЯТКА по разработке номенклатур дел негосударственных организаций 1. Общие положения 1. Памятка по разработке номенклатур дел негосударственных организаций устанавливают общие требования к порядку составления, одобрения, согласования, утверждения и внедрения в практику работы номенклатур дел негосударственных организаций-источников и потенциальных источников комплектования государственных архивов Костанайской области. 2. Настоящая Памятка разработана на основании Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» в целях обеспечения единой государственной политики в архивном деле и документообразовании и призваны содействовать совершенствованию управленческих технологии, учета, обеспечения сохранности документов и повышению качественного состава Национального архивного фонда РК. 3. Разработку номенклатуры дел, передачу её в установленном порядке на одобрение, согласование, утверждение и внедрение в практику работы осуществляет документационная служба негосударственной организации, а в небольших негосударственных организациях при отсутствии её, разработку номенклатуры дел, передачу её в установленном порядке на одобрение, согласование, утверждение и внедрение в практику работы осуществляют должностные лица, ответственные за делопроизводство. 4. ГУ «Государственный архив Костанайской области», городские, районные архивы в своей работе должны руководствоваться настоящей Памяткой и в соответствии с заключенными договорами оказывать негосударственными организациям необходимую методическую помощь в разработке номенклатур дел. 2. Основные требования к разработке номенклатуры дел негосударственной организации 5. В целях обоснованного распределения документов в дела в соответствии с их квалификацией, обеспечения поиска документов и учета дел составляется номенклатура дел. Номенклатурой дел называется систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в негосударственной организации, в определенном календарном году в соответствии с выполняемыми задачами и функциям, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. 6. При разработке номенклатуры дел необходимо руководствоваться: - требованиями ГУ «Управление архивов и документации Костанайской области», ГУ «Государственный архив Костанайской области» и районных, городских архивов; - Типовым или отраслевыми (ведомственными) перечнями документов с указанием сроков хранения; - номенклатурам дел негосударственной организации предыдущих лет; - учредительными документами негосударственной организации, положениями о её структурных подразделениях; - описями дел, хранящимися в частном архиве негосударственной организации. 7. Номенклатура дел включает в себя: - титульный лист с указанием официального наименования вышестоящей организации, официального наименования негосударственной организации, наименования документа, перечень разделов номенклатуры дел с указанием их индексов, места и года разработки; - список сокращенных слов с их расшифровками; - основную (описательную) часть номенклатуры дел; - итоговую запись к номенклатуре. 3. Составление заголовков дел в номенклатуре дел негосударственной организации 8. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы негосударственной организации, в том числе информационно-справочные и контрольные картотеки, регистрационные учетные формы, личные дела, документы на электронных носителях, аудиовизуальная, научно-техническая документация. 9. Заголовки печатных изданий в номенклатуру дел не включаются. 10. При постановлении заголовков дел необходимо соблюдать следующие требования: - заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; - заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; - не допускается употребление в заголовке дела некорректных формулировок («Общая переписка», «Разные материалы», «Справочные материалы», «Входящие документы» и т.д.) 11. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. 12. Заголовок дела, как правило, состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: - название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или видов документов (приказы, протоколы, акты и т.д.) - наименование организации или структурного подразделения – автора документа; - наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы; - краткое содержание документов дела; - название местности, с которой связано содержание документов дела; - указание на копийность документов дела. 13. Состав элементов заголовка определяется характером документов дела. В заголовках личных, персональных и других дел, содержащих документы, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве рода употребляется термин «дело». Например: «Личные дела работников Банка» или «Аттестационные дела работников университета» В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но несвязанных последовательностью делопроизводства, в качестве рода употребляется термин «документы», а в конце заголовка указываются основные виды документов. Например, «Документы об открытии районных филиалов Пенсионного фонда (копии учредительных документов, отчеты, справки, аналитические записки, переписка)» или «Документы о проведении научно-практических конференций по страховой деятельности (программы, информации, переписка)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу. Например: «Протоколы заседания общего собрания акционеров Общества и документы к ним» или «Годовой бухгалтерский баланс Общества и документы к нему». В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, данная разновидность указывается во множественном числе. Например: «Приказы Филиала Банка по личному составу» или «Годовые производственные отчеты филиалов Фонда». Наименование организации в качестве автора указывается кратко или проводится общего его видовое название. Например: «Протоколы заседаний наблюдательного совета Общества и документы к ним». В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу (каким вопросам) она ведется. Например: «Переписка с управлением финансов Костанайской области о ведении бухгалтерского учета и отчетности». В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка районными филиалами Банка о регистрации и открытия обменных валютных пунктов». В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются. Например: «Переписка об организации курсов по повышению квалификации банковских работников». В заголовках дел указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: «Переписка с ОАО «ССГОК» о поставке технологического оборудования». При обозначении в заголовках дел однородных административно-территориальных единиц указывается их общее видовое название, если содержание дела касается нескольких административно-территориальных единиц. Например: «Переписка с районными филиалами Фонда о предоставлении годовых отчетов о работе». При обозначении в заголовках дел конкретной административно-территориальной единицы (населенного пункта), её (его) указывают в соответствии с официальным наименованием и общепринятыми сокращениями. Например: «Переписка с филиалом Общества (г. Рудный) о проведении стажировок». В заголовках дел, содержащих, плановую или отчетную документацию указывается, период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Например: «Годовой план работы предприятия» или «Квартальные бухгалтерские отчеты Общества». 4. Систематизация заголовков дел в разделах номенклатуры дел негосударственной организации 14. В номенклатуре дел негосударственной организации, организации, организационно-правовой формой которой является хозяйственное товарищество (полное товарищество, коммандитное товарищество, товарищество с ограниченной ответственностью, товарищество с дополнительной ответственностью, акционерное общество), самостоятельными разделами будут наименования ее высшего (директора, президента для товариществ, учрежденных одним лицом, общее собрание участников или представителей для товариществ, учрежденных группой физических и/или юридических лиц) органа и коллегиальных (правление, дирекция, наблюдательный совет и др.) органов, а также наименования структурных подразделений исполнительного органа в соответствии с учредительными документами и утвержденной структурой исполнительного органа 15. В номенклатуре дел негосударственной организации, организационно-правовой формой которой является производственный кооператив, самостоятельными разделами, в соответствии с учредительными документами будут наименование его высшего органа (общее собрание членов кооператива), наблюдательный совет, ревизионная комиссия, иные коллегиальные органы и структурные подразделения исполнительного органа (правления). 16. Разделы номенклатуры дел негосударственных некоммерческих негосударственных организаций (учреждение, общественное объединение, общественный фонд, потребительская кооперация, религиозное объединение, объединение юридических лиц в форме ассоциации или союза) определяются строго на основе их учредительных документов. 17. Для негосударственных организации, не имеющей четкого деления на структурные подразделения, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. Наименование разделов должны соответствовать направлениям деятельности негосударственной организации. Например: «Ведение бухгалтерского учета и отчетности», «Работа с кадрами» и т.д. 18. Самостоятельным разделом в номенклатуре дел является наименование первичной профсоюзной организации. Данный раздел располагается последним после остальных разделов. Филиалы негосударственной организации, как правило, разрабатывают собственные номенклатуры дел. 19. Порядок расположение заголовков дел в каждом разделе номенклатуры определяется номинально – логическим признаком, т.е. заголовки располагаются в соответствии с убыванием важности дел и согласно логике их создания. Например, распорядительные документы высшего органа располагают выше распорядительных документов руководителя исполнительного органа организации (по номиналу), а плановую документацию - выше отчетности (по логике создания). В каждом разделе номенклатуры дел негосударственной организации рекомендуется применять следующий примерный порядок расположения заголовков дел: 1. Законы РК, Указы Президента РК, Постановления Правительства РК 2. Приказы, Указания Министерств, Комитетов РК 3. Постановления, Решения, Распоряжения местных органов государственной власти 4. Инструкции, правила, методические рекомендации 5. Уставы, положения 6. Учредительные документы (свидетельство о государственной регистрации, учредительный договор, статистическая карточка) 7. Регламент работы 8. Приказы, распоряжения учреждения 9. Протоколы 10. Штатные расписания 11. Сметы 12. Планы 13. Проекты планов и расчёты к ним 14. Программы 15. Структуры и схемы построения организаций 16. Конъюнктурные обзоры 17. Отчёты и документы к ним: 18. Бухгалтерские отчёты и балансы 19. Анализы, обзоры, информации по основной деятельности 20. Статистические отчёты и таблицы к ним 21. Списки рабочих и служащих 22. Личные дела рабочих и служащих 23. Личные карточки (Формы Т-2) 24. Договоры, контракты 25. Акты 26. Журналы, картотеки, реестры 27. Переписка 28. Документы 29. Номенклатура дел 5. Требования к заполнению формы номенклатуры дел негосударственной организации 20. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого включенного дела. Индексы состоят из установленных в негосударственной организации цифрового обозначения разделов номенклатуры дел и порядкового номера дела. Например, индекс «08-17», где цифра 08 обозначает индекс структурного подразделения (высшего, коллегиального органа или направления деятельности) негосударственной организации, цифра 17- порядковый номер дела по номенклатуре дел. 21. Требования к заполнению графы 2 изложены в 3 и 4 разделах настоящей Памятки. 22. Графа 3 заполняется после окончания календарного года. 23. В графе 4 указываются сроки хранения дела, со ссылкой на номера статей типового или ведомственного перечня документов с указанием сроков их хранения. 24. В графе 5 в течение всего срока действия документационной службой (должностным лицом) негосударственной организаций могут указываться: - наименования перечня документов, использованного при определении сроков хранения дел; - отметки о переходящих делах; - отметки о выделении дел к уничтожению дел; - отметки об ответственных за формирование дел; - отметки о передаче дел в другую организацию для их продолжения; - отметки о наличии электронных копий документов. 25. По завершению каждого календарного года документационная служба (должностное лицо) негосударственной организации заполняет итоговую запись о количестве заведенных дел с учетом сроков их хранения, Сведения, содержащиеся в итоговой записи, сообщаются частному архиву негосударственной организации, о чем делается соответствующая отметка. 6. Порядок разработки, одобрения, согласования и утверждения номенклатур дел 26. Номенклатура дел негосударственной организации на предстоящий календарный год составляется документационной службой (должностным лицом) в последнем квартале предыдущего года с привлечением ведущих специалистов по основным направлениям деятельности негосударственной организации. Проект номенклатуры дел визируется руководителем (работником) частного архива, подписывается руководителем документационной службы (должностным лицом) и подается на рассмотрение экспертной комиссии негосударственной организации. После рассмотрения и одобрения проект номенклатуры дел в четырех экземплярах на бумажной основе и одном экземпляре на электронном носителе (дискете) направляется на согласование в соответствующее государственное архивное учреждение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем негосударственной организации (исполнительного органа негосударственной организации). 27. Утвержденная номенклатура дел вводиться в действие с 1 января. Номенклатура дел пересоставляется, одобряется, согласовывается и утверждается заново не реже одного раза в 5 лет. В случае изменении возложенных задач, функций и структуры негосударственной организации номенклатура дел в месячный срок по завершению реорганизации подлежит пересоставлению, одобрению, согласованию и утверждению в установленном порядке. 28. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения (должностные лица) негосударственной организации получают выписки соответствующих её разделов для применения в работе. СПИСОК используемой литературы 1.О Национальном архивном фонде и архивах: Закон РК, Астана, 22 декабря 1998 г. 2.Государственными стандартами Республики Казахстан СТ РК 1037-2001 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», СТ РК 1042 –2001 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»; 3.приказом председателя Комитета по управлению архивами документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года № 33 «О Типовых правилах документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан» (государственный регистрационный № 2331 от 2 июля 2003 года); 4.приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры от 29 декабря 2003 года № 93 «Об утверждении Основных правил работы ведомственных архивов» (государственный регистрационный № 2691 от 24 января 2004 года); 5.приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 26 декабря 2000 года № 83 «Об утверждении Инструкции о порядке сроках временного хранения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан в ведомственных архивах государственных юридических лиц» (государственный регистрационный № 1355 от 10 января 2001 года);



полная версия страницы